La techno au boulot

Cinq trucs pour reprendre le contrôle de sa boîte courriel

Le courriel, outil de communication essentiel, peut à la longue générer d’énormes pertes de temps. Voici cinq trucs pour devenir un « courrielleux » plus efficace et plus organisé.

Cinq trucs pour reprendre le contrôle de sa boîte courriel

CONSOLIDER SES COURRIELS

La plupart des gens ont plusieurs adresses courriel. Consulter tous ses messages à des endroits différents prend du temps. Trop de temps. Il est parfois préférable de les consolider. Il existe plusieurs stratégies pour centraliser ses courriels, allant du simple au considérablement complexe. Le plus facile est de choisir une adresse principale et de rediriger les courriels de toutes les autres adresses vers celle-ci. Pour ce faire, il suffit généralement d’aller dans les paramètres du compte courriel que l’on veut rediriger, de trouver l’option de transfert de courriel et de l’activer en inscrivant l’adresse de son compte principal.

Cinq trucs pour reprendre le contrôle de sa boîte courriel

RÉPONSES STANDARDISÉES

Vous en avez assez de réécrire toujours les mêmes courriels ? La solution se trouve dans les réponses standardisées de Gmail, ou Canned responses en anglais. Elles permettent de sauvegarder différents modèles de courriel à même Gmail et de les coller facilement lorsqu’on envoie un message. C’est utile pour répondre à des demandes de clients, souvent très similaires, concernant ses tarifs, produits ou services. Pour utiliser les réponses standardisées, il faut les activer dans les paramètres de son compte. Sous l’onglet « Labs », il faut ensuite cocher la case correspondant aux « Canned responses ». On utilise finalement les fonctionnalités à partir d’un menu déroulant accessible dans la boîte de messages.

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SAVOIR QUAND RECOURIR AUX COURRIELS

Savoir quel mode de communication privilégier selon le contexte, c’est un art qui permet de gagner du temps et de gérer ses informations. « Le courriel, par exemple, laisse une trace. C’est utile pour se protéger lorsqu’on prend un engagement », note Félix Arseneau. Le téléphone est toutefois plus approprié pour expliquer quelque chose de complexe et long à écrire. « C’est aussi un bien meilleur moyen que le courriel pour parler d’un sujet délicat. » Par ailleurs, envoyer un courriel, c’est inviter une réponse par courriel. Minimiser l’utilisation du « Répondre à tous » réduit le flux entrant dans sa boîte de réception et évite d’ennuyer ses collaborateurs.

Cinq trucs pour reprendre le contrôle de sa boîte courriel

TRANSFORMER LA GESTION DE COURRIELS EN TÂCHE PONCTUELLE

Les courriels peuvent vite devenir envahissants et affecter sa capacité à réaliser d’autres tâches. « Vous pourriez vous accorder un moment durant la journée pour répondre à vos clients, de sorte à ce qu’ils s’habituent de recevoir votre réponse à cette période », conseille Félix Arseneau, président d’Influide, une entreprise spécialisée en gestion stratégique de l’information. Pour les urgences, il y a toujours le téléphone. « Un de mes clients utilise un message automatique qui spécifie à quelle heure il va répondre. Ceci permet de projeter une image professionnelle, puisque les gens savent à quoi s’attendre. »

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FILTRER SES COURRIELS

Les filtres sont un outil très puissant. Ils permettent de séparer le bon grain de l’ivraie et de gérer le flux entrant de courriels. Lorsque ses adresses sont consolidées, on peut par exemple classer automatiquement les messages provenant d’un compte personnel vers un dossier particulier. Les messages de notification incessants de Facebook peuvent être rapidement classés dans un dossier. Ou envoyés à la corbeille. On peut aussi configurer une alerte sur son appareil mobile pour des destinataires particuliers, comme un client important. On évite alors de perdre du temps et de l’énergie en consultant compulsivement son téléphone.

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