Vos courriels envoyés au PDG ? Elles les ont lus en premier. Ce qui se passe au service de la comptabilité ? La taille des vêtements de la conjointe du boss ? Cela n’a aucun secret pour elles ! 

« On voit tout, on sait tout, on lit tout… mais on ne sait jamais rien ! », lance en riant Nathalie Loiseau, adjointe au vice-président principal et chef de l’exploitation et au vice-président, finances et administration, de Guillevin International depuis quelques mois, mais qui a 30 ans de métier.

« Mon patron me dit que j’ai toujours raison et qu’il fait attention, car j’ai son numéro de carte de crédit ! », raconte avec le sourire Valerie Puglisi, adjointe au président de FX Innovation.

Récemment, Vanessa Mongeau, présidente de l’entreprise de recrutement L’indispensable, résumait le caractère justement indispensable de leur profession, dans La Presse Affaires.

« Je dis souvent à la blague que si un PDG doit renvoyer son vice-président, finances, ou son adjointe exécutive, c’est le VP qu’il doit remercier ! »

« Aujourd’hui, les adjointes sont très stratégiques dans les organisations. Comme elles sont sur le terrain, elles voient réellement ce qui est en train de se passer. »

— Valerie Puglisi, adjointe au président de FX Innovation

Difficile de résumer leurs tâches, car elles diffèrent selon la ou le chef pour qui elles travaillent. Cela dit, elles s’entendent pour dire que leur emploi du temps est méconnu. « Même à l’interne, car on travaille tellement dans l’ombre, reconnaît Nathalie Loiseau. Bien des gens n’ont aucune idée de ce qu’on sait faire. Je me bats contre ça. Je ne suis pas une junior. Je ne fais pas que des fusions de lettres et des comptes de dépenses ! Je fais tellement plus ! »

« C’est ce qui est difficile, poursuit Élaine Lecours, adjointe à la direction d’ArcelorMittal Exploitation minière Canada. Le temps qu’un climat de confiance s’installe et qu’on se fasse connaître, on doit faire ses preuves. Certains pensent qu’on fait des photocopies ! Ça arrive souvent chez les nouveaux employés. Je dois toujours expliquer. »

Bonnes joueuses, elles assument une part de responsabilité. « Ce qui ne nous aide pas, c’est qu’on est toujours la première à le faire ! », constate Élaine Lecours.

Autonomes

Leur première qualité, si on exclut le fait de savoir garder le secret professionnel ? L’autonomie. « C’est la mère de toutes les qualités, souligne Élaine Lecours. Il faut avoir le sens de l’initiative, un bon jugement, prendre ses responsabilités. Souvent, le poste est intéressant à cause du gestionnaire. Certains délèguent trop ou pas assez. Et j’adore ça, car ce n’est jamais pareil. »

« Lorsqu’une décision s’impose, je n’hésite pas et je la prends, je n’attends pas l’approbation de mon gestionnaire. »

— Nathalie Loiseau, adjointe au vice-président principal et chef de l’exploitation et au vice-président, finances et administration, de Guillevin International

Une bonne adjointe de direction, c’est aussi quelqu’un de diplomate. « Il faut être assez près des employés pour être capable de rapporter des choses sans se les mettre à dos, note Élaine Lecours. On devient un influenceur. Il faut réussir à faire passer le message en gardant la confiance de tous. »

« C’est notre rôle d’avoir un contact avec tous, que tous soient à l’aise avec nous, ajoute Nathalie Loiseau. On ne manipule pas l’information, mais on la package. »

Pas des secrétaires

Nathalie Loiseau grince des dents quand elle entend le terme « secrétaire », « qui a encore une connotation négative, qui fait croire que je ne tape qu’une lettre, fait des photocopies et le café, estime-t-elle. Ça ne reflète pas mes tâches ».

Cette appellation collait plus à ses premières années dans le métier. « Aujourd’hui, oui, on peut apporter le lunch, mais le gestionnaire a le réflexe ensuite de le jeter. Au début, je devais nettoyer la salle de conférence et ramasser les bâtons de café… »

« Secrétaire ? Je vois Mad Men ! décrit Élaine Lecours. Mais je n’entends plus vraiment ce terme. »

« En anglais, on dit executive assistant. Et j’y tiens, au titre, car on est plusieurs adjointes au bureau et il y a une hiérarchie. »

— Élaine Lecours, adjointe à la direction d’ArcelorMittal Exploitation minière Canada

Aussi passionnées qu’elles soient par leur travail, tout ne les enchante pas. Nathalie Loiseau se passerait bien de faire des comptes de dépenses. « Moi, c’est quand tout change à la dernière minute, alors que je suis un coup ou deux devant tout le monde dans ma planification », renchérit Élaine Lecours.

Pour Valerie Puglisi, se faire interrompre constamment peut nuire à son bonheur. « L’échéancier est alors difficile à respecter, mais on est le go-to, dit-elle. Donc parfois, je m’enferme ! »

Où sont les hommes ?

On recrute très rarement des hommes pour des postes d’adjoint de direction. « Si on appelait notre emploi chief of staff, il y en aurait ! croit Valerie Puglisi. Et les gars ont peut-être besoin d’être au-devant, et non dans l’ombre. »

« Il y a les salaires aussi, ajoute Élaine Lecours. C’est un frein. Dans les PME, c’est inégal. Remarquez que, l’été dernier, on a eu une ouverture pour un poste à la réception. Le fils d’un employé l’a pris. Et il veut revenir cet été ! »

des moments Inoubliables

Un supérieur a déjà demandé à Valerie Puglisi d’acheter des fleurs à la Saint-Valentin pour sa femme. « Te souviens-tu si elle aime les rouges ? », a-t-il demandé à son adjointe.

Élaine Lecours a déjà travaillé pour un patron qui avait une double vie et qui était parti en voyage avec sa maîtresse et non sa femme, comme le pensaient certains. Que faire quand le comptable dit : « Il y a une erreur sur la location d’auto, elle inclut un banc de bébé… » ?

Nathalie Loiseau a déjà acheté un déodorant pour un ancien patron. « Il ne faut pas que ça sente trop, m’a-t-il dit. Je les ai donc tous ouverts et sentis à la pharmacie, en espérant qu’il n’y ait pas de caméras sur les lieux. »

des atouts cachés

Nathalie Loiseau connaît sa sténo. « Le dire, ça fait matante ! estime-t-elle. Aujourd’hui, les gestionnaires écrivent leurs textes. Mais je n’oublierai jamais les signes. J’en fais encore parfois. »

Valerie Puglisi a d’abord voulu travailler en journalisme ou en relations publiques. « On vient me voir pour les communications de l’entreprise, constate-t-elle. C’est un plaisir pour moi. »

Élaine Lecours est la personne-ressource d’ArcelorMittal Exploitation minière. « Car j’ai été aux opérations, donc je connais tout, du blastage de minerai à l’expédition par bateau, dit-elle. Je connais tout le monde. Je suis la personne-ressource et j’aime ça. »

Leur meilleur numéro de téléphone

Celui du Fleuriste pour vous à Anjou, pour Valérie Puglisi. « Il livre partout ! Efficace, beau. On en fait livrer, des fleurs ! C’est mon fournisseur préféré. »

« J’aime beaucoup les espaces de travail collaboratifs Breather, souligne Élaine Lecours. Et le traiteur-pâtissier Rolland me sauve la vie. »

Nathalie Loiseau vante le service de conciergerie à domicile Butler’s Club. « On peut tout demander à son fondateur, Jean-Hugues Coudry. Promener son chien, faire du magasinage de Noël, faire réparer la climatisation, trouver un chef à domicile. Un patron devrait avoir un tel service. Un appel, et il me fait gagner du temps. C’est mon dieu ! »

des indispendables

L’application CamCard sur téléphone cellulaire pour gérer les cartes professionnelles, pour Élaine Lecours.

Outlook pour Valerie Puglisi, « car toutes les fonctionnalités y sont ».

La capture d’écran, pour Nathalie Loiseau. « C’est un instantané d’informations. »