Des rencontres de plus en plus technos
Applications, réalité virtuelle, vidéoconférences : peu à peu, les technologies prennent davantage de place dans les réunions et congrès. Pour les organisateurs, les possibilités sont nombreuses. Il suffit d’un peu d’imagination… et de moyens.
« Les événements misent davantage sur l’interactivité, les participants sont moins passifs qu’avant », souligne Nathanielle Fiset, présidente d’Événements Momento. La technologie peut y contribuer. Des applications pour voter peuvent notamment être utilisées durant les événements.
C’est un exemple parmi d’autres. Les utilisations peuvent être très variées.
« Ce n’est pas tant la technologie qui est innovante, mais ce que l’on fait avec elle. La technologie RFID, par exemple, existe depuis longtemps. Mais nous l’utilisons depuis peu dans les événements. »
— Stéphane Benoît, concepteur événementiel chez TKNL
Insérée dans les cocardes, elle peut permettre aux participants d’échanger leurs coordonnées professionnelles simplement en appuyant sur un bouton.
D’ailleurs, les professionnels s’entendent pour dire que les technologies doivent faire vivre de nouvelles expériences et être au service des relations humaines dans les événements. « Nous faisons des événements pour les êtres humains, pour qu’ils soient en contact entre eux, rappelle Mme Fiset. C’est le but de l’événement. »
« L’écoresponsabilité est aussi plus présente et les événements sont donc plus souvent sans papier, ajoute Stéphane Guertin, président de Tandem communication événementielle. La technologie permet notamment de faciliter les communications, de trouver les informations sur l’événement, de recevoir des notifications, etc. »
Inspiration d’ailleurs
Dans les prochaines années, certaines technologies utilisées ailleurs pourraient bien faire leur place au Québec. Parmi celles-ci : les robots ! « Des clients aimeraient en avoir, souligne Mme Fiset. Ceux d’ici sont toutefois loin de se comparer à ceux que l’on peut voir ailleurs, comme au Japon. Si on en avait, je serais la première à les utiliser ! »
L’utilisation des données sera probablement aussi plus grande dans les années à venir.
« En Europe, dans certains événements, des bornes permettent de savoir en temps réel combien de personnes assistent à une conférence. Cela peut aider à construire la programmation de l’année suivante, par exemple. C’est quelque chose qu’on voit moins ici. »
— Stéphane Benoît, concepteur événementiel chez TKNL
Défis technos et humains
Plusieurs obstacles empêchent toutefois une utilisation plus grande de la technologie dans les réunions et congrès. « La plupart des événements ont des besoins et des budgets assez restreints », souligne Jean-Paul de Lavison, président de JPdL.
Ensuite, certaines salles n’ont tout simplement pas l’équipement nécessaire. « Dans certaines régions du Québec, l’accès à un service internet de qualité est encore un enjeu, rappelle Steeve Gagné, président de l’Association des professionnels de congrès du Québec. Les contenus sont de plus en plus lourds, on utilise davantage les vidéos, ça demande une grosse capacité ! »
Finalement, il y aura toujours des gens moins à l’aise avec la technologie. Les organisateurs doivent en tenir compte. « Dans les événements, il faut de bons animateurs capables de vulgariser l’information, souligne Mme Fiset. Ils doivent aussi aller chercher les gens un peu plus réticents à vivre de nouvelles expériences. »
Quatre technos bien concrètes
Applications de réseautage
Une application de jeu peut aider à provoquer des rencontres entre les participants. « Par exemple, on va demander aux gens leur friandise, leur activité et leur journée préférées, illustre Stéphane Benoît, concepteur événementiel chez TKNL. Ensuite, les participants doivent trouver une personne correspondant à un certain profil. Ce pourrait être une personne qui aime faire de la moto le samedi et manger du chocolat. » L’application peut contribuer à créer des liens entre les personnes présentes.
Réalité virtuelle
La réalité virtuelle permet de faire vivre toutes sortes d’expériences aux participants à un événement. « Ce peut être intéressant si on veut faire visiter un site éloigné ou dont la construction n’est pas terminée, par exemple, indique Nathanielle Fiset, présidente d’Événements Momento. Chaque fois que je l’offre en événement, c’est toujours très couru. » L’expérience peut aussi être plus éclatée. Une entreprise propose même de faire un vol d’oiseau !
Drones
L’utilisation de drones peut être intéressante pour faire des photos et des vidéos à partir d’un point de vue inhabituel. « Dans un événement, par exemple, nous avions utilisé les gens pour recréer un logo à l’extérieur et faire une photo, souligne Mme Fiset. On peut aussi faire une vidéo de l’événement ou diffuser les images en direct sur le site. » Il y a toutefois des règles à respecter et l’espace doit être suffisant pour une utilisation sûre.
Intelligence artificielle
La technologie pourrait bientôt proposer du contenu aux participants à un événement en fonction de leur profil. « Peu à peu, l’intelligence artificielle s’intègre dans la signalisation dynamique, indique M. Benoît. Si elle est combinée à une cocarde dotée de la technologie RFID, le moniteur pourrait vous proposer des conférences en fonction de qui vous êtes. » Ce n’est pas encore offert dans les réunions et congrès, mais ce sera probablement le cas d’ici quelques années à peine.