DÉTERMINEZ VOTRE OBJECTIF ET VOTRE BUDGET

D’abord, il faut déterminer si on souhaite faire du profit, atteindre le seuil de rentabilité ou organiser l’événement à perte. Ensuite, il importe de faire un budget provisoire en incluant les taxes et les frais de service.

En plus des frais de location de salle, il faut aussi établir un budget pour la main-d’œuvre et penser à l’équipement (audiovisuel, internet, papeterie, entretien, etc.). La restauration devra aussi être prise en considération, car c’est la dépense la plus importante. Lyne Branchaud suggère de garder une somme correspondant à 5 à 10 % du budget total pour les imprévus. « Une fois le budget provisoire en main, il est plus facile d’effectuer des modifications pour respecter son objectif. »

SALLES À BON PRIX

Les prix de location d’une salle varient énormément. La suggestion de Lyne Branchaud est de magasiner. « Les bibliothèques, les salles communautaires, les restaurants, les cégeps, les musées ont souvent des bijoux comme salle et les louent souvent à des prix raisonnables. » Pour éviter les désagréments, il faut effectuer une petite visite et vérifier l’équipement compris dans la location. 

Autre suggestion : louer une salle en dehors des jours ou des mois d’affluence. Les lundis, mardis et mercredis sont moins occupés que les fins de semaine. Même chose pour janvier, le début de février et la fin de juin, qui sont des périodes plus calmes où les locateurs offrent souvent des rabais substantiels.

NOURRITURE ET BOISSONS, GARDEZ L’ESSENTIEL

Ne pas offrir de café ou de muffins aux gens qui arrivent à 7 h est loin d’être la meilleure idée. Selon Lyne Branchaud, il y a des choses auxquelles les gens s’attendent. « Il y a un risque d’avoir l’air avare ou mal organisé si on sabre ce type de dépenses. »

Si c’est impossible, il vaut mieux planifier la rencontre en dehors des heures de repas. Sinon, l’organisatrice suggère de privilégier le repas du matin, qui est moins cher.

Offrir moins de bouchées – 10 plutôt que 12 – ou encore 2 boissons gratuites au lieu du bar ouvert sont d’autres options. « C’est le genre de choses qui sont bien acceptées et qui ne choquent pas les gens, habituellement. »

DÉCORS : UTILISEZ VOS RESSOURCES

Une façon simple de créer de l’ambiance est de demander aux gens de se vêtir selon un thème ou une couleur. « De cette manière, ce sont les gens eux-mêmes qui créent l’effet », dit Lyne Branchaud.

Recourir à son entourage par l’entremise des réseaux sociaux ou à ses employés est une autre façon d’économiser. « Il y a des gens très créatifs. Le pire qu’il puisse arriver est de se faire dire non. » 

Les services d’un planificateur d’événement engendrent des frais, mais son expertise peut faire une différence importante dans le budget. « L’organisateur sait qui contacter. Pour un service de bar, j’ai déjà obtenu la moitié du prix que mon client avait réussi à trouver », précise Lyne Branchaud.

TECHNOLOGIE : L’ACHAT EST UNE OPTION À CONSIDÉRER

Si vous louez du matériel audiovisuel toujours au même endroit, négociez un prix de quantité auprès de votre fournisseur. L’estimation du nombre de réunions que votre entreprise organise chaque année est un bon exercice à faire, puisqu’au final, il peut devenir plus avantageux d’acheter l’équipement que de le louer chaque fois. « Il faut avoir une vue d’ensemble et ne pas penser à court terme. Regrouper des achats avec d’autres départements ou organisations est une autre option à analyser », indique Lyne Branchaud.

« Il existe encore des aberrations, comme un établissement possédant une rampe d’accès et une porte qui ouvre à l’envers, mais la conscientisation est de plus en plus grande », souligne Steve Gagné, président de l’Association des professionnels de congrès du Québec.

D’un simple point de vue d’affaires, les centres qui accueillent des réunions professionnelles ont intérêt à tenir compte de cette clientèle aux besoins particuliers. Selon l’Institut de la statistique du Québec, la province comptait plus de 561 000 personnes actives à mobilité réduite en février 2015, soit 8,7 % de la population.

Michael Watkins, porte-parole à l’Office des personnes handicapées du Québec, confirme que le milieu du tourisme d’affaires a compris l’importante des personnes handicapées. « Les activités d’affaires se déroulent le plus souvent dans de grands hôtels et des centres de congrès qui offrent des services adéquats aux visiteurs handicapés. Ceux-ci ne sont pas à l’abri de situations irritantes, mais ils ont pas mal moins de risques de rencontrer des difficultés majeures que les touristes handicapés “ordinaires”. »

La tendance à organiser des événements d’affaires dans des lieux inusités peut toutefois compliquer les choses. « Tenir un congrès dans une auberge bucolique avec une salle au deuxième étage, accessible seulement par un escalier en colimaçon, c’est peut-être charmant, mais c’est plus complexe pour les personnes se déplaçant en fauteuil roulant, rappelle M. Gagné. En tant qu’entreprise, il faut s’assurer que les infrastructures minimales sont en place, peu importe le lieu. Heureusement, plusieurs manoirs et lieux antiques ont été restaurés et adaptés. »

En effet, les rénovations et les nouvelles constructions sont assujetties à des réglementations sur l’accessibilité (rampes d’accès, ascenseurs, portes à ouverture automatique, chambres au niveau du plancher) et le nombre de chambres adaptées. « Près de 70 % des établissements modernes répondent aux normes actuelles, assure Steve Gagné. Ils peuvent accueillir à la fois les gens souffrant d’un handicap depuis la naissance ou un accident, et ceux qui vieillissent et perdent une partie de leur mobilité. La technologie permet à ces gens d’être de plus en plus autonomes. »

De plus, en vertu de la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale, les organismes publics comptant au moins 50 employés sont tenus de produire annuellement un plan d’action à l’égard des personnes handicapées. « Parmi ces organismes, on retrouve l’Institut de tourisme et d’hôtellerie, la Société du Centre des congrès de Québec et la Société du Palais des congrès, indique Michael Watkins. Ces trois organisations ont une influence certaine sur le milieu. En posant des gestes en faveur de l’accessibilité, elles créent un effet d’entraînement. Cela n’empêche pas qu’il y ait encore des situations à problème dans de grands hôtels, qui doivent à l’occasion être rappelés à l’ordre, mais ce sont des situations marginales. »

— Samuel Larochelle, collaboration spéciale